Tekfen’de iş süreçleri
RoboTek’e emanet!
Tekfen Taahhüt Grubu Bilgi Teknolojileri Direktörü Yavuzhan Canlı, işteki verimlilik ve hızı artıracak yeni robot uygulaması RoboTek’in geliştirme sürecini ve sıra dışı özelliklerini anlattı.
Dijital dönüşüm, günümüzde her şirketin varlığını sürdürmesinin temel koşullarından biri. Verinin şirketlerin en büyük sermayesi haline geldiği dünyamızda “süreç-teknoloji-insan” üçlüsünün veriye ulaşarak ve kullanarak şirketlerin gelişiminde üstlendiği roller tartışılmaz bir gerçek olarak karşımıza çıkıyor. Şirketler, bu ahengi yakalayarak sürdürülebilir bir iş ortamı oluşturmanın yanı sıra kâr ve verimlilik kıstasları üzerinde sürekli kafa yoruyor. Buna ulaşmak için de insan-teknoloji ve süreçlerin optimizasyonu doğrultusunda milyonlarca dolar harcıyor.
Şirketler, iş süreçlerinin dijitalleştirilmesinden ve otomasyondan büyük kazanımlar beklerken, hızlı bir değişim içeren bu sürecin başarılı olması; şirketin bulunduğu sektörde rekabette öne çıkması, müşteri memnuniyetini artırması ve kaynaklarını daha verimli kullanması açısından hayati önem taşıyor. Başarılı bir dijital dönüşüm için ise öncelikle buna uygun bir iklim oluşturulması ve bu iklimin şirketin bütününe yayılması gerekiyor.
Ağırlıklı olarak mühendislik ve taahhüt, tarımsal sanayi ve yatırım sektörlerinde faaliyet gösteren Tekfen Grup Şirketleri, dijital dönüşümü hizmet alanlarını dikkate alarak tasarlıyor. Grup, bulunduğu sektörlerdeki teknolojik ilerlemeleri uzun yıllardır yakından izlese de, özellikle son dönemde dijital dönüşüm alanındaki yatırım ve çalışmalarına hız verdi. Öncelikli olarak siber güvenlik altyapısının geliştirilmesi, dijitalleşme olgunluğunun artırılması ve ortak uygulamaların/platformların oluşturulmasına yoğunlaşan faaliyetler, ihtiyaçlar doğrultusunda geliştirilerek canlı tutuluyor.
Tekfen Grup Şirketleri’nde dijitalleşmenin güçlendirilmesi amacıyla 2023 yılında yeni bir yapılanmaya gidildi. Taahhüt ve Tarımsal Sanayi Grubu Bilgi Teknolojileri ekipleri, ortak hizmetler kapsamında Grup Şirketleri’ne, Holding ile birlikte oluşturulacak stratejilere uygun olarak aynı yol haritasıyla hizmet verecek. Son yıllarda kullanıma alınan çok sayıda dijital proje, hayatı kolaylaştırdığı gibi hız ve verimlilik sağlamaya devam ediyor. Ortak projelerin yanı sıra şirketlerin kendi öncelikleri doğrultusundaki geliştirme faaliyetleri de yoğun bir şekilde devam ediyor.
Tekfen Taahhüt Grubu Bilgi Teknolojileri Direktörü Yavuzhan Canlı ve ekibi, kısa süre önce bu anlamda yeni bir proje hayata geçirdi. WhatsApp platformunu kullanan bir robot uygulaması olan projenin adı “RoboTek”. Daha önce büyük zaman kaybına yol açan iş süreçlerinin çok daha verimli bir şekilde yönetilmesini ve bilgi akışlarının hızlandırılmasını amaçlayan RoboTek, çalışanların da en büyük yardımcısı olacak gibi görünüyor. RoboTek’i ve şirket süreçlerine ek olarak çalışma düzenine getireceği katkıları Yavuzhan Canlı’ya sorduk.
Tekfen Taahhüt Grubu Bilgi Teknolojileri Direktörü Yavuzhan Canlı
“Teknoloji, doğru kullanıldığında size inanılmaz olanaklar sunuyor. Önemli olan, herhangi bir teknolojiyi satın almak değil, onun iş süreçlerinize adaptasyonunu sağlayarak hedeflerinizle uyumlu hale getirmek.”
Tekfen, son yıllarda hızlı bir dijital dönüşüm içerisinde. Tekfen İnşaat ve Taahhüt Grubu olarak bu dönüşümü nasıl yönetiyorsunuz?
İnşaat ve taahhüt; bankacılık, hizmet, perakende, hızlı tüketim ürünleri gibi diğer sektörlerle kıyaslandığında dijitalleşmenin daha yavaş ilerlediği bir sektör olarak görülüyor. Diğer taraftan, güçlü bir dijital dönüşüme imza atmak, bir inşaat şirketi olarak sizi rakiplerinizden daha ileriye taşıyan bir unsur olarak öne çıkıyor. Ekip olarak her zaman bulunduğumuz sektörü ve diğer sektörlerdeki lider şirketleri izliyor, Tekfen’in adını oluşturan “Teknoloji ve Fen” gerçeğini her daim göz önünde bulundurarak yol haritamızı belirliyoruz. Bu yaklaşımı benimseyerek dijital çalışmalarımıza hız vermek ve planlamak çok önemli. Teknoloji, doğru kullanıldığında size inanılmaz olanaklar sunuyor. Önemli olan, herhangi bir teknolojiyi satın almak değil, onun iş süreçlerinize adaptasyonunu sağlayarak hedeflerinizle uyumlu hale getirmektir.
İnşaat, mühendislik ve imalat, farklı dinamikleri olan sektörler. İşin kalbi çoğunlukla sahada atıyor. Dolayısıyla bizim sahadaki ihtiyaçları da çok iyi analiz ederek, buna göre çözümler sunmamız gerekiyor. Projelerimizi, işin gerçeklerini dikkate alarak tasarlıyoruz. Taahhüt Grubu olarak, dijital dönüşümde Türkiye’de öncü ve lider konumda olduğumuzu düşünüyorum. Rakiplerimizin de yaptığı çok değerli projeler var, ancak süreç bilgisi çok iyi olan fonksiyonel takımımız ile yazılım ekibimiz ve altyapı teknolojileri ile destek ekiplerimizin en büyük gücümüz olduğuna inanıyorum. Birbirini çok iyi tanıyan BT uzmanlarımız, saha operasyonları, üretim, imalat ve tasarım-mühendislik disiplinlerine çok iyi adapte olmuş durumdalar ve kurumun ihtiyaçları için geliştirilecek çözümleri tasarlarken, iş birimlerimizle birlikte sinerji içinde çalışıyorlar. Özellikle son yıllarda, fark yaratan çok sayıda projeyi hayata geçirirken önemli kazanımlar elde ettik. Türkiye’de sektörel bazda (inşaat, mühendislik ve imalat) bir ilk olan projeleri yaptık ve yapmaya da devam ediyoruz.
Yeni projelerinizden biri de RoboTek. Bize bu projeyi biraz anlatabilir misiniz?
Öncelikle isterseniz RoboTek altyapısını oluşturan RPA (Robotic Process Automation) nedir kısaca açıklayayım.
RPA, kurumların operasyonel süreçlerini optimize etmek amacıyla başvurduğu robot ajanlardan oluşan bir araçtır. Tekrar eden, kurallara dayalı ve yüksek hacimli işlemlerin otomatikleştirilmesi ile hem iş süreçlerindeki hataların azaltılması hem de verimliliğin artırılması hedeflenir. RPA çözümleri, kurumların daha az maliyetle daha hızlı ve hatasız sonuçlar almasını sağlar. Aynı zamanda, çalışanların rutin görevlerden kurtularak daha stratejik ve katma değerli işlere odaklanmalarına olanak tanır."
Özetle, RoboTek, Tekfen’deki iş süreçlerimizin otomatize edilmesine dayanan bir sistem altyapısıdır. Bu ne demek diye soracak olursanız, farklı uygulamalar ve sistemlerle etkileşime girebilen, rutin görevleri ele alan, teknolojiyi hızlı ve verimli kullanarak zaman, maliyet ve kaynak tasarrufu sağlayan dijital iş gücü olarak tanımlayabiliriz. Robotik süreçlerle otomasyon ortamının tasarlanması, dünyada birçok şirketin uyguladığı bir yöntem. Mesela buzdolabınız bozuldu diyelim. Markanın müşteri ilişkileriyle mesajlaşarak haberleşiyorsunuz. Siz, ürününüzün seri numarasını veriyorsunuz, sistem de sizi bulunduğunuz lokasyona göre en yakın servise yönlendiriyor. Burada, robot ve süreçle ilgili yapay zekâ algoritmasının etkileşimde olduğunu görüyoruz. Onun cevap veremediği yerde insan devreye giriyor. Şirketler buna benzer otomasyon yatırımlarını günden güne artırıyor.
“Yaklaşık 11 aydır RoboTek üzerinde çalışıyoruz. RoboTek sayesinde, daha evvel saatlerce süren işlemleri dakikalar içinde çözüme kavuşturmak gerçekten de çok memnuniyet verici sonuçlar üretti.”
Peki bu sistemi Tekfen İnşaat’a nasıl adapte ettiniz?
Robotik otomasyon bankacılık, sigortacılık, finans, ulaşım, lojistik, enerji, sağlık, imalat, telekomünikasyon, perakende, insan kaynakları, teknoloji gibi birçok alanda kullanılıyor. Bizler, robotun sunduğu olanakları şirketimizin yapısıyla bağdaştırmayı amaçladık. Sahanın gerçeklerine de cevap verecek bir model geliştirmemiz gerekiyordu. Örneğin sahadaki birçok çalışanımız, verileri hem Excel’de depoluyor hem de aynı verilerin Oracle ERP sistemine girişini yapmak zorunda kalıyordu. Bu, büyük bir emek ve çoğunlukla son kullanıcı gözüyle zaman kaybı anlamına geliyor. Verilerin özel içeriğini de dikkate alarak, WhatsApp ve MS Teams üzerinde bir menü tasarladık. Böylelikle, robotik altyapımızla çalışanların kurumsal düzeydeki sorunlarına cevap verecek bir sistem ortaya çıkardık.
Bizim, farklı ihtiyaçlar için geliştirdiğimiz veya kullandığımız uygulama platformlarını Oracle ile entegre ettiğimiz bir altyapımız var. Mali işler, finans, satın alma, lojistik, makine ekipman, envanter, üretim, insan kaynakları, planlama, operasyon yönetiminin yoğunlukla kullanıldığı 33 modülümüz yanında sözleşme, hukuk, mühendislik uygulamalarına yönelik onlarca uygulama şirket veri merkezinde ve bulut ortamında çalışacak şekilde geliştiriliyor. Departmanlardan sürekli olarak rapor, menülerde esnek alanlar, diğer uygulamalarla entegrasyonlar için yeni talepler geliyor. Bu talepleri karşılamanın yanında, sistemin bakımı, hataların düzeltilmesi, operasyonun kesintiye uğramaması için destek fonksiyonumuzla hizmet vermeye devam ediyoruz.
Dünyada açık kaynak kodlu yüzlerce robot var. Önemli olan, kurgusunu hazırlayacağınız robotun, şirketin yapısına uygun biçimde geliştirilmesi ve böylece insanların iş düzenine yardımcı olabilecek bir sistemin inşa edilebilmesiydi. Biz, ilk üç ay Ar-Ge, sekiz ay da teknik altyapının oluşturulması olmak üzere 11 aydır RoboTek üzerinde çalışıyoruz. Robotu, kullandığımız uygulamalara ve Oracle sistemine nasıl adapte edebileceğimizi detaylı bir şekilde çalıştık. Bu süreçte birçok test çalışması yaptık. Tüm bunların sonucunda sistemin adaptasyonunu sağladık.
Robotun iş süreçlerine nasıl destek olduğunu birkaç örnekle anlatabilir misiniz?
Mesela yurt dışına bir iş gezisine gittiğinizi düşünelim. Tüm masrafların sisteme girişi için tek tek uğraşmak zorundasınız. Veya bir taşeron firma ile yüzlerce-binlerce satırlık sözleşmeler yaptığınız zaman, iş ilerledikçe sözleşme satırlarında iş kapsamı gereği yapılan değişiklikleri ve gerçekleşenleri kayıt altına alıp, etkin bütçe takibi yapmak durumdasınız. Bu da operasyon sırasında günlük veri işleme zorunluluğundan dolayı çok daha karmaşık ve zor bir süreç haline gelebiliyor. Sahadaki çalışanlarımız, zor bir operasyonun ardından veri işleme işlerini gece geç saatlere kadar yapmak zorunda kalıyor. Ayrıca, bir saha mühendisinin bu gibi konular dışında, bir sonraki günün operasyonunu planlaması ve ekipleri organize etmesi gibi ana işi olan konulara da zaman ayırması gerekiyor.
Ya da gelin iş sağlığı ve güvenliğini ele alalım. İSG çalışanları sahada her gün “Gözlem ve Emniyetsiz İş Durdurma Kartları”nı doldurmak ve tutanak hazırlamak zorundalar. Bu formların akşam bir araya getirilmesi, sisteme işlenmesi ve onay süreçlerinin e-posta üzerinden yürütülmesi fazla mesai yükünü beraberinde getiriyor. Aynı işi sürekli yapmanın bir sonucu olarak, ilerleyen zamanlarda verimsiz çalışmanın performansa olumsuz etkilerini de yaşıyorlar. Aynı şekilde İnsan Kaynakları departmanının bordro, izin, rapor gibi talepleri karşılaması da uzun sürebiliyor ve her kullanıcıdan gelen talep için kullanıcılara geri dönüş yapması gerekiyor. Başka bir örnek vermek gerekirse, haftalık ödeme listelerinin Muhasebe birimlerimize getirdiği yük ortada. Listelerin hazırlanması, onaya sunulması, ödeme talimatlarının gerçekleştirilmesi gibi işler bazı projelerimizde saatlerce sürebiliyor. Özellikle, tedarikçi sayısının fazla olduğu projelerimizde bunu net olarak gözlemliyoruz. RoboTek sayesinde, daha evvel saatlerce süren bu ödeme işlemlerini dakikalar içinde çözüme kavuşturmak gerçekten de çok memnuniyet verici sonuçlar üretti.
İşte RoboTek, bütün bu bürokratik aşamaların çok daha hızlı ve kolay tamamlanabileceği bir düzen sunuyor. Gerek sistemden bağımsız süreçlerin veri konsolidasyonu gerekse ERP veya diğer uygulamalarda yapılan ve uzun zaman alan işlerin çok kısa sürelerde yapılmasını sağlamak, kurumun iş yapış yöntemlerinde sadeleşmeye gitmesinde çok önemli bir unsur haline geliyor.
“RoboTek’e WhatsApp ve Teams üzerinden erişilebiliyor. Çalışanlar, ihtiyaç duydukları konuda bu uygulamalar üzerinden robota soru sorarak hemen cevap alabiliyorlar.”
Bu robotu çalışanlar nasıl kullanacak?
RoboTek’e WhatsApp ve Teams üzerinden erişilebiliyor. Çalışanlar, ihtiyaç duydukları konuda bu uygulamalar üzerinden robota soru sorarak hemen cevap alabiliyorlar. İşin güvenlik boyutuna değinecek olursak, dışarıdan herhangi bir kullanıcının bu sistemde robota soru sorması veya WhatsApp ile Teams üzerinden menüleri kullanması mümkün değil. Sadece Tekfen çalışanlarının bu sistemde sorgulama yapabilmesini sağlayan bir dizi güvenlik önlemini almış bulunmaktayız.
Mesela, bir konu hakkında robota soru sormak istiyorum ve “Merhaba” diyorum. RoboTek, bana ismimle hitap ederek dönüş yapıyor ve işleme devam edebilmem için cep telefonu üzerinden bir doğrulama yapmam gerektiğini belirtiyor. Bordro talep edeceksem, menüden önce “İnsan Kaynakları”, sonra “Bordro” kısmına tıklıyorum. Bana hangi tarihlerin bordrosunu istediğimi soruyor ve talebime göre istediğim bilgiyi anında ekranıma getiriyor. Talep ettiğim bordro ise sistemin herhangi bir yerinde tutulmuyor ve kullanıcıya ulaştırıldıktan sonra iz kaydı tutularak ilgili olduğu alandan otomatik olarak siliniyor. İzin durumumu sorgulamak istediğimi düşünelim. Hemen “İzin Sorgulama” düğmesine tıklıyorum, beş saniye gibi bir zamanda dönüş yapıyor ve “Kalan izin bakiyeniz 33 gün, izin tahakkuk tarihiniz 4 Eylül 2023, tahakkuk edeceğiniz izniniz 26 gün” gibi, izin durumuyla ilgili en güncel bilgiyi aktarıyor. Belge, kullanıcının kendi rızasıyla alındığı için KVKK ile ilgili oluşabilecek riskleri de bertaraf etmiş oluyoruz.
Bu menüler üzerindeki çalışmalarımız sürüyor. En çok ihtiyaç duyulan süreçleri buraya taşımaya çalışıyoruz. Karar verirken, iş birimlerimizden ve çalışanlarımızdan oluşan “İnovasyon Komitesi”nin belirlediği öncelikli süreçleri ele alıyoruz. İlerleyen zamanlarda buraya taşınacak süreçler biraz da çalışanlarımızdan gelecek geri bildirimlere göre şekillenecek.
Peki, bu hizmeti neden web tabanlı yapmadınız da WhatsApp ve Teams üzerinden kurguladınız?
Aslında bunun cevabı “maliyet”. Biz burada, insanların cep telefonu veya bilgisayarlarından hemen ulaşabilecekleri, hazır platformlar üzerinden ilerledik. Bu bize maliyet açısından ciddi fayda sağladı. Tabii bu uygulama ileride web arayüzüne de taşınabilir, bununla ilgili de çalışmalarımızı sürdürüyoruz.
Hayatı bu kadar kolaylaştıran bir uygulamanın çalışanlara tanıtımı da oldukça önemli. Bu yönde nasıl bir planınız var?
RoboTek’in testlerini 6 ay önce tamamlamıştık. Şimdi, kullanılırlığın artması için sistemin işler hale gelmesi ve verimli çıktılar üretmesi, çalışanların bu işe daha fazla inanmaları ve alışkanlıklarını değiştirme çabalarının artmasıyla mümkün olacak. Robotun sağladığı kolaylıkları ve bunların olumlu sonuçlarını görmemiz için yaygınlaştırma ve öğretme sürecini hızlandırmayı planlıyoruz. Sağladığı kolaylığı, zamana olumlu katkısını ve verimliliği nasıl artırdığını gördükçe, çalışanların sistemden çok daha fazla faydalanmak isteyeceklerini düşünüyorum. Bunun nasıl bir uygulama olduğunu, hangi işlere yaradığını, iş süreçlerine ne gibi faydalar sağlayacağını ve nasıl kullanılacağını Tekfen İnşaat özelinde yaptığımız bir lansmanla tanıtmıştık. Ayrıca, projelerimizi ziyaret ederek ekipleri bir araya topladık ve sistemi anlattık. Birçok sahamızda mevcut süreçlerin çalışıyor olması bizi çok mutlu ediyor. Değişen organizasyonla birlikte, Mühendislik, İmalat ve fabrika süreçlerinde nasıl kullanılabileceği konusunu çalışıyoruz. Paralelde, Holding’in Mali İşler ve İnsan Kaynakları süreçlerinde kullanılması yönünde talepler aldık. Tüm Grup Şirketlerindeki süreçlerde yeknesaklık sağlandıktan sonra robotik süreçlerle verimli çıktılar alınacağına inanıyorum.